SISTEMAS DE INFORMACIO

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INTRODUCCION

A lo largo de la historia, los seres humanos han tenido la necesidad de administrar y manejar diferente cantidad de recursos como lo son la mano de obra y las materias primas, y en mayor medida, la información como capital empresarial y materia de producción. El conocimiento, que maneja la información para darle un uso útil y necesario dentro de la sociedad, generalmente forma parte de un proceso minucioso de selección y almacenamiento en las empresas actuales. Manejar la información es, por tanto, una necesidad primordial para el ser humano, y es ahí donde surgen los llamados Sistemas de Información. Los Sistemas de Información (SI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales. El presente trabajo está destinado a mostrar algunos de los tipos de sistemas de información más utilizados en la actualidad, en donde se verá principalmente sus ventajas y desventajas, trayendo consigo una mejora significativa al negocio y la producción, en el incremento por tanto de la productividad de los trabajadores y los que toman decisiones de negocio, y por otro lado las fallas aun latentes y sus carencias por las que muchos analistas esperan mejorar en los años venideros. Además de esto, tendremos las características, los propósitos, sus definiciones, algunos ejemplos cotidianos y de éxito, entre otras cosas.

1.    SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

1.1.        DEFINICION:

Un TPS del inglés Transacción Processing System es un tipo de sistema de información cuya función es la administración y el manejo de datos producidos en una transacción. Una transacción es una interacción entre dos o más partes donde ocurre un intercambio de bienes o elementos de valor (información, dinero, etc), gracias a la importancia en el manejo correcto del bien con que se esta tratando este proceso cumplir con un conjunto de características que al mismo tiempo definen y determinan a un TPS, este conjunto de características se denominan ACID, que viene de las siglas:

1.1.1.  Atomicidad (Atomicity): El flujo e intercambio de información en cada operación debe ser atómico esto quiere decir que: o la operación es completada y procesada totalmente o no ocurre nada; por lo que ante cualquier error o eventualidad que no permita al sistema completar el procesamiento y el manejo de datos de una operación, este debe ser capaz debe ser capaz de regresar cambios y retroceder hacia el estado que tenía antes de que la operación fuera comenzada.

1.1.2. Consistencia (Consistency): Cada operación debe hacerse mediante reglas que aseguren que no se viole la integridad de la transacción o de los datos que se manejan en ella. El sistema debe ser capaz de identificar casos bordes o inválidos en las transacciones y evitar su ejecución.

1.1.3. Aislamiento (Isolation): Cada operación dentro de una transacción debe ser independiente y ser llevada a cabo por separado sin que una afecte a la otra. El sistema debe ser capaz de dar correctamente prioridad a cada operación y resolver cada una de manera secuencial o al menos simular una ejecución independiente.

1.1.4. Durabilidad (Durability): Una vez llevada acabo una operación el efecto de esta debe ser persistente en el tiempo, esto quiere decir que una vez que el sistema haya procesado la información de manera correcta (siguiendo con las características anteriores) y actualizado la base de datos, estos cambios deben mantenerse sin la posibilidad de deshacer cambios o que se pierdan ante errores o fallas.

1.2. Caracteristicas de los Tps:

1.2.1. Fiabilidad: Todo TPS debe de ser capaz de manejar simultaneamente miles de operaciones que usen la misma información con un margen de error nulo o bajo, puesto que un fallo en el sistema puede repercutir en la parálisis de la organización o hasta en un quiebre de la misma. b) Estandarización o Inflexibilidad: Cada transacción debe ser ejecutada siguiendo patrones preestablecidos que deben mantenerse cada vez que se realice la transacción, sin importar el tipo de circunstancias.

1.2.2. Operaciones Controladas: El TPS debe de estar implementado siguiendo rigurosas normas de seguridad y control tanto en su utilización como en el manejo de operaciones, con el fin de impedir el sabotaje del sistema y la información.

1.3.   Pueden tener un procesamiento del tipo:

1.3.1. Procesamiento por lotes: Consiste en el procesamiento de paquetes de varias transacciones. En este tipo de procesamiento cada transacción ejecutada es guardada en un paquete para su posterior procesamiento. El sistema, bajo ciertas circunstancias que pueden ser o bien un número de transacciones guardadas, un cierto periodo de tiempo programado, etc.; procesa cada transacción del paquete de manera secuencial. Este tipo de procesamiento no es muy común en los TPS debido a que en la mayoría de los casos el tiempo que toma en reflejar los cambios no permite que los resultados sean mostrados al momento de finalizar una transacción.

1.3.2. Procesamiento a tiempo real: Consiste en el procesamiento de la transacción a medida que esta se va ejecutando. En este tipo de procesamiento existe un mayor peligro en la ocurrencia de errores puesto que una misma información es manejada simultáneamente por miles de transacciones diferentes. Sin embargo ofrece la ventaja de que los cambios de información son reflejados de forma instantánea al final de la transacción. 

2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

2.1. Definición:

Los sistemas de información gerencial (M.I.S. por sus siglas en inglés) son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración en la empresa. Además conforman un conjunto de información extensa y coordinada se subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos e información en una variedad de formas para cumplir con cabalidad los requerimientos de los administradores.

2.2 Propósito:

 Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado permite a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización y compararlas con las capacidades de la computadora. Un sistema de información para la administración particular puede tener varias capacidades técnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se oye comúnmente acerca de que: una computadora es sólo una sumadora de alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de información gerencial tenemos:

2.2.1.   Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede generar ventas en efectivo y a crédito, devoluciones órdenes comunes etc., cada una para cientos de productos diferentes. Además se realizan muchos tipos de procesamiento que solo están relacionados indirectamente con actividad de ventas.

2.2.2. Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de procesamiento por lote es de UNA sola transacción, en la cual cada operación entra sola en el sistema de cómputo. En general, el procesamiento por lote de una sola transacción se usa cuando al acelerar la velocidad del procesamiento se proveen ventas significativas como la entrega anticipada de mercancía vendida.

2.2.3. Comunicación de datos y conmutación de mensajes: Dos o más sistemas de computadoras pueden unirse por medio de líneas telefónicas u otro método de transmisión.

2.2.3. Entrada de datos y actualización de archivos remotos: utilizar los sistemas de comunicación de datos permite captar las transacciones en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su procesamiento.

2.3. Estructura, elementos y componentes:

2.3.1. Base de datos: Es donde se encuentran los datos a manejar por el sistema y por consiguiente, trabajar con los mismos.

2.3.2. Manuales: Documentación necesaria para orientar acerca del uso del sistema es sí.

2.3.3. Hardware y software: Elementos indispensables en el sistema, el hardware es la parte de “máquina” en la cual el software se ejecutará para hacer funcionar el sistema .

2.3.4. Modelos para el análisis: Se construyen modelos para el análisis del sistema y por consiguiente se verifica que todo cumpla con sus objetivos y no presente fallas. 5) Planificación de control: Llevar el control necesario para llevar un control eficiente acerca de lo que el sistema procesará.

 2.3.5. Toma de decisiones: Basada en los análisis y en la planificación de control, ya que una vez hechas éstas, la empresa puede tomar una decisión con respecto a su funcionamiento como tal.. Sin embargo, como todo sistema, no es suficiente definirlo solamente con nombrar los elementos que lo componen, sino que este sistema tiene una cierta estructura jerárquica, que va a depender de cómo sean distribuidos los recursos e implementados los procesos.

3. SISTEMAS DE SOPORTE DE DECISIONES

3.1. Definición:

 Los Sistemas de Soporte de Decisiones, son aquellos sistemas orientados a ayudar la toma de decisiones para aquellos que se enfrentan a esta labor (en inglés llamados decision makers). Evidentemente, los DSS son automáticos y computarizados (pues cumplen con la misión de los Sistemas de Información) y además suelen ser “interactivos, flexibles y adaptables”

 Si profundizamos en la búsqueda de la definición estos sistemas en la bibliografía actual, encontraremos gran variedad de conceptos.

3.2 Propósito:

 El propósito esencial de un DSS es el de simular soluciones, a fin de dar alternativas a las decisiones que se tomen a determinados problemas. Dada a la creciente demanda por la información en los tiempos actuales, y proporcionalmente a la capacidad de cómputo de las máquinas, es útil pensar que estos sistemas proveen una gran solución a la hora de tomar decisiones con bastantes alternativas y que requieren de muchos cálculos matemáticos.

3.3 Estructura, Elementos y Componentes:

Según Janakiraman et al [5], los subsistemas del DSS o componentes que lo conforman son los siguientes:

3.3.1.   Subsistema de gestión de Datos: Es la espina dorsal del sistema DSS que contiene la información esencial para trabajar. Es importante destacar que sin ella no habría datos que procesar. Este subsistema trabaja con una manejador de base de datos, que sirve de medio con dicha base para hacer consultas de los datos, modificarla, borrarla, entre otras acciones

3.3.2. Subsistema de gestión de modelado: Los modelos son representaciones matemáticas de la realidad, que generalmente sirven para describir acciones o parámetros, es este caso, de una organización, y luego usarlos efectivamente.

3.3.3. Subsistema de gestión de diálogos: Es la interfaz que se muestra al usuario, generalmente compuesta con íconos y menus para comunicarse efectivamente sin necesidad de hacer un proceso introductorio del sistema o de asistencia técnica. Permite llevar además un control de las actividades que se realizan en forma de historial.

3.4 Información que manejan:

La información que se maneja en estos sistemas es la que reside en la base de datos, cuyo origen puede ser interno (proveniente de la empresa) o externo (fuera de la empresa). Esta información puede venir de manera desorganizada y para seguir un orden estricto que pueda ser procesado por el sistema debe ser organizada según lo que se llama el Modelo de Simon.

 4. SISTEMAS DE SOPORTE A EJECUTIVOS

4.1 Definición:

Actualmente las empresas se han visto en la necesidad de integrarse a una lucha por la supervivencia en el medio externo, que en este caso es el mercado. Gran cantidades de organizaciones sean nacionales o internacionales se encuentran en constante competencia ya sea por optimizar sus recursos, ingresar a otros mercados, obtener materia prima,entre otros. Estas entidades se ven en la obligación de mejorar su estructura laboral, planes de trajo en fin optimizar su funcionamiento para así lograr una ventaja sobre sus contrincantes. Por lo que se ha comentado anteriormente las decisiones tomadas dentro de las organizaciones deben poseer las siguientes características: ser oportunas, rápidas, basadas en información concreta, efectivas, decisiones eficientes y que tengan el menor impacto económico para la empresa, pues la vida de la misma depende de esto. Los ejecutivos deben aplicar las características mencionadas anteriormente en las operaciones que deban realizar por ende los requerimientos para el análisis de información es muy exigente. El gran número de alternativas , los costos en errores administrativos, la obtención y acceso a la información son algunos de los inconvenientes que se pueden presentar al momento de tomar una decisión. Es aquí donde intervienen los sistemas de soportes como una herramienta que le facilitará a los ejecutivos la toma de decisiones respecto a los objetivos estratégicos planteados por la compañíainformáticos que están destinados a ayudar a la gestión operativa en la supervisión y control de las actividades de procesamiento de transacciones que se producen a nivel administrativo.

Los sistemas de información de gestión utilizan los datos recogidos por el TPS para proporcionar a los supervisores los informes de control necesarios. Los sistemas de información de gestión son los tipos de sistemas de información que toman los datos internos del sistema y los resumen en formatos útiles como informes de gestión para utilizarlos como apoyo a las actividades de gestión y la toma de decisiones.

 4.2 Propósito:

•   La información se presenta en diversas formas (Gráficos, textos, etc)
•  Los gráficos son necesarios para facilitar el análisis de las tendencias y condiciones.
•  Las tablas se utilizan para dar un mejor detalle que los gráficos y evaluar las variaciones. 
•  El texto se usa para interpretar la información y detallar los datos.
•  Su diseño permite cumplir necesidades específicas de la alta administración empresarial.
• Deben poder obtener, filtrar, comprimir y dar seguimiento a la información importante del negocio. 

      Es un sistema creado para satisfacer los más altos estándares de interfases hombremaquina, basado en las formas de presentar la información, gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. -Acceden a información que se encuentra en línea, extrayendo la misma directamente de las bases de datos de la organización.

      El sistema tiene soporte en elementos especializados de hardware, como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

4.3 Estructura, Elementos y Componentes:

Los Sistemas de Soporte a Ejecutivos están constituidos principalmente de software desarrollados para trabajar junto con la infraestructura y las aplicaciones que generan información de importancia dentro de la organización. La herramienta debe ser capaz de crear informes fáciles de leer, análisis de la información, gráficas todo esto en tiempo real. Exponer la información de forma intuitiva para que los administradores puedan realizar seguimientos más efectivos. Además deben tener la capacidad de filtrar datos relevantes, como podrían ser los proporcionados por la organización o los obtenidos del medio, es decir, datos externos de la competencia a nivel local y global(internet).

4.4 Información que manejan:

•       Datos referentes a la corporación.
•       Informes de tendencias.
•       Facturas.
•     Contabilidad de costos.
•       Administración de personal.
•       Estructuración de actividades.
•       Información de comercio.
•       Informes de mercadeo.
•       Informes de producción.
•       Planes de estrategias
•       posibles crisis.

•  CONCLUSIÓN

 Los sistemas de información ciertamente nos proveen de muchas ventajas, como aquellas que hemos visto a lo largo de este trabajo. Aunado a esto podemos expresar ciertas conclusiones de los tipos de SI que hemos estudiado: Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas cuya función principal es el manejo y administración de las operaciones de una transacción, estos sistemas deben ser muy rigurosos en cuanto a la seguridad, siendo capaces de mantener o restaurar la información que manejan a un estado previo a un posible error o falla, estos sistemas también sirven como consultores de información para otros sistemas de información o usuario administrativo que la requiera. Lo que caracteriza a un sistema de información gerencial MIS es su aplicación para la toma de decisiones de una empresa, las cuales pueden ser de tipo gerencial, financiero, administrativo y que necesita en la mayoría de los casos, recursos tecnológicos como hardware y software, para funcionar de una manera rápida y lo más eficiente posible. Por otro lado, los DSS pueden ser determinantes a la hora de tomar decisiones, sin embargo está claro que no son ellos quienes hacen las decisiones, sólo dan las alternativas y las probabilidades y ventajas y desventajas que presentan cada una de ellas, por lo que son sistemas que deben manejarse con responsabilidad y conciencia.