TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
INTRODUCCION
A
lo largo de la historia, los seres humanos han tenido la necesidad de
administrar y manejar diferente cantidad de recursos como lo son la mano de
obra y las materias primas, y en mayor medida, la información como capital
empresarial y materia de producción. El conocimiento, que maneja la información
para darle un uso útil y necesario dentro de la sociedad, generalmente forma parte
de un proceso minucioso de selección y almacenamiento en las empresas actuales.
Manejar la información es, por tanto, una necesidad primordial para el ser
humano, y es ahí donde surgen los llamados Sistemas de Información. Los
Sistemas de Información (SI) han cambiado la forma en que operan las
organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues
automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información
necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación
logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales. El presente
trabajo está destinado a mostrar algunos de los tipos de sistemas de
información más utilizados en la actualidad, en donde se verá principalmente
sus ventajas y desventajas, trayendo consigo una mejora significativa al
negocio y la producción, en el incremento por tanto de la productividad de los
trabajadores y los que toman decisiones de negocio, y por otro lado las fallas
aun latentes y sus carencias por las que muchos analistas esperan mejorar en
los años venideros. Además de esto, tendremos las características, los
propósitos, sus definiciones, algunos ejemplos cotidianos y de éxito, entre
otras cosas.
1. SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
1.1.
DEFINICION:
Un TPS del inglés Transacción Processing System
es un tipo de sistema de información cuya función es la administración y el
manejo de datos producidos en una transacción. Una transacción es una
interacción entre dos o más partes donde ocurre un intercambio de bienes o
elementos de valor (información, dinero, etc), gracias a la importancia en el
manejo correcto del bien con que se esta tratando este proceso cumplir con un
conjunto de características que al mismo tiempo definen y determinan a un TPS,
este conjunto de características se denominan ACID, que viene de las siglas:
1.1.1. Atomicidad (Atomicity): El flujo e intercambio
de información en cada operación debe ser atómico esto quiere decir que: o la
operación es completada y procesada totalmente o no ocurre nada; por lo que
ante cualquier error o eventualidad que no permita al sistema completar el
procesamiento y el manejo de datos de una operación, este debe ser capaz debe
ser capaz de regresar cambios y retroceder hacia el estado que tenía antes de
que la operación fuera comenzada.
1.1.2.
Consistencia (Consistency): Cada operación debe hacerse mediante reglas que aseguren
que no se viole la integridad de la transacción o de los datos que se manejan
en ella. El sistema debe ser capaz de identificar casos bordes o inválidos en
las transacciones y evitar su ejecución.
1.1.3. Aislamiento
(Isolation):
Cada operación dentro de una transacción debe ser independiente y ser llevada a
cabo por separado sin que una afecte a la otra. El sistema debe ser capaz de
dar correctamente prioridad a cada operación y resolver cada una de manera
secuencial o al menos simular una ejecución independiente.
1.1.4. Durabilidad
(Durability):
Una vez llevada acabo una operación el efecto de esta debe ser persistente en
el tiempo, esto quiere decir que una vez que el sistema haya procesado la
información de manera correcta (siguiendo con las características anteriores) y
actualizado la base de datos, estos cambios deben mantenerse sin la posibilidad
de deshacer cambios o que se pierdan ante errores o fallas.
1.2. Caracteristicas
de los Tps:
1.2.1. Fiabilidad: Todo TPS debe de ser
capaz de manejar simultaneamente miles de operaciones que usen la misma
información con un margen de error nulo o bajo, puesto que un fallo en el
sistema puede repercutir en la parálisis de la organización o hasta en un
quiebre de la misma. b) Estandarización o Inflexibilidad: Cada transacción debe
ser ejecutada siguiendo patrones preestablecidos que deben mantenerse cada vez
que se realice la transacción, sin importar el tipo de circunstancias.
1.2.2. Operaciones
Controladas:
El TPS debe de estar implementado siguiendo rigurosas normas de seguridad y
control tanto en su utilización como en el manejo de operaciones, con el fin de
impedir el sabotaje del sistema y la información.
1.3. Pueden
tener un procesamiento del tipo:
1.3.1.
Procesamiento por lotes: Consiste en el procesamiento de paquetes de varias
transacciones. En este tipo de procesamiento cada transacción ejecutada es
guardada en un paquete para su posterior procesamiento. El sistema, bajo
ciertas circunstancias que pueden ser o bien un número de transacciones
guardadas, un cierto periodo de tiempo programado, etc.; procesa cada
transacción del paquete de manera secuencial. Este tipo de procesamiento no es
muy común en los TPS debido a que en la mayoría de los casos el tiempo que toma
en reflejar los cambios no permite que los resultados sean mostrados al momento
de finalizar una transacción.
1.3.2. Procesamiento
a tiempo real:
Consiste en el procesamiento de la transacción a medida que esta se va ejecutando.
En este tipo de procesamiento existe un mayor peligro en la ocurrencia de
errores puesto que una misma información es manejada simultáneamente por miles
de transacciones diferentes. Sin embargo ofrece la ventaja de que los cambios
de información son reflejados de forma instantánea al final de la transacción.
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
2.1. Definición:
Los sistemas de información gerencial (M.I.S.
por sus siglas en inglés) son una colección de sistemas de información que
interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades
de las operaciones como de la administración en la empresa. Además conforman un
conjunto de información extensa y coordinada se subsistemas racionalmente
integrados que transforman los datos e información en una variedad de formas
para cumplir con cabalidad los requerimientos de los administradores.
2.2
Propósito:
Es
esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces
de hacer para una organización. El conocimiento de las capacidades potenciales
de un sistema de información computarizado permite a los administradores
analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización y
compararlas con las capacidades de la computadora. Un sistema de información
para la administración particular puede tener varias capacidades técnicas. En
conjunto, estas contradicen lo que se oye comúnmente acerca de que: una
computadora es sólo una sumadora de alta capacidad o una calculadora. No puede
hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor rapidez. Entre las capacidades
de un sistema de información gerencial tenemos:
2.2.1. Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las
organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de transacciones. Por
ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede generar ventas en efectivo y a
crédito, devoluciones órdenes comunes etc., cada una para cientos de productos
diferentes. Además se realizan muchos tipos de procesamiento que solo están
relacionados indirectamente con actividad de ventas.
2.2.2. Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de
procesamiento por lote es de UNA sola transacción, en la cual cada operación
entra sola en el sistema de cómputo. En general, el procesamiento por lote de
una sola transacción se usa cuando al acelerar la velocidad del procesamiento
se proveen ventas significativas como la entrega anticipada de mercancía
vendida.
2.2.3. Comunicación de datos y conmutación de
mensajes:
Dos o más sistemas de computadoras pueden unirse por medio de líneas
telefónicas u otro método de transmisión.
2.2.3. Entrada de datos y actualización de
archivos remotos:
utilizar los sistemas de comunicación de datos permite captar las transacciones
en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su
procesamiento.
2.3. Estructura,
elementos y componentes:
2.3.1. Base de datos: Es donde se encuentran
los datos a manejar por el sistema y por consiguiente, trabajar con los mismos.
2.3.2. Manuales: Documentación
necesaria para orientar acerca del uso del sistema es sí.
2.3.3. Hardware y software: Elementos
indispensables en el sistema, el hardware es la parte de “máquina” en la cual
el software se ejecutará para hacer funcionar el sistema .
2.3.4. Modelos para el análisis: Se construyen modelos
para el análisis del sistema y por consiguiente se verifica que todo cumpla con
sus objetivos y no presente fallas. 5) Planificación de control: Llevar el
control necesario para llevar un control eficiente acerca de lo que el sistema
procesará.
2.3.5.
Toma de decisiones:
Basada en los análisis y en la planificación de control, ya que una vez hechas
éstas, la empresa puede tomar una decisión con respecto a su funcionamiento
como tal.. Sin embargo, como todo sistema, no es suficiente definirlo solamente
con nombrar los elementos que lo componen, sino que este sistema tiene una
cierta estructura jerárquica, que va a depender de cómo sean distribuidos los
recursos e implementados los procesos.
3. SISTEMAS DE SOPORTE DE DECISIONES
3.1. Definición:
Los Sistemas de Soporte de Decisiones, son
aquellos sistemas orientados a ayudar la toma de decisiones para aquellos que
se enfrentan a esta labor (en inglés llamados decision makers). Evidentemente,
los DSS son automáticos y computarizados (pues cumplen con la misión de los
Sistemas de Información) y además suelen ser “interactivos, flexibles y adaptables”
Si profundizamos en la búsqueda de la
definición estos sistemas en la bibliografía actual, encontraremos gran
variedad de conceptos.
3.2 Propósito:
El propósito esencial de un DSS es el de
simular soluciones, a fin de dar alternativas a las decisiones que se tomen a
determinados problemas. Dada a la creciente demanda por la información en los
tiempos actuales, y proporcionalmente a la capacidad de cómputo de las
máquinas, es útil pensar que estos sistemas proveen una gran solución a la hora
de tomar decisiones con bastantes alternativas y que requieren de muchos
cálculos matemáticos.
3.3 Estructura, Elementos y Componentes:
Según
Janakiraman et al [5], los subsistemas del DSS o componentes que lo conforman
son los siguientes:
3.3.1. Subsistema de gestión de Datos: Es la espina dorsal del
sistema DSS que contiene la información esencial para trabajar. Es importante
destacar que sin ella no habría datos que procesar. Este subsistema trabaja con
una manejador de base de datos, que sirve de medio con dicha base para hacer
consultas de los datos, modificarla, borrarla, entre otras acciones
3.3.2. Subsistema de gestión de modelado: Los modelos son
representaciones matemáticas de la realidad, que generalmente sirven para
describir acciones o parámetros, es este caso, de una organización, y luego
usarlos efectivamente.
3.3.3.
Subsistema de gestión de diálogos: Es la interfaz que se muestra al usuario,
generalmente compuesta con íconos y menus para comunicarse efectivamente sin
necesidad de hacer un proceso introductorio del sistema o de asistencia
técnica. Permite llevar además un control de las actividades que se realizan en
forma de historial.
3.4 Información que manejan:
La
información que se maneja en estos sistemas es la que reside en la base de
datos, cuyo origen puede ser interno (proveniente de la empresa) o externo
(fuera de la empresa). Esta información puede venir de manera desorganizada y
para seguir un orden estricto que pueda ser procesado por el sistema debe ser
organizada según lo que se llama el Modelo de Simon.
4.
SISTEMAS DE SOPORTE A EJECUTIVOS
4.1 Definición:
Actualmente las
empresas se han visto en la necesidad de integrarse a una lucha por la
supervivencia en el medio externo, que en este caso es el mercado. Gran
cantidades de organizaciones sean nacionales o internacionales se encuentran en
constante competencia ya sea por optimizar sus recursos, ingresar a otros
mercados, obtener materia prima,entre otros. Estas entidades se ven en la
obligación de mejorar su estructura laboral, planes de trajo en fin optimizar
su funcionamiento para así lograr una ventaja sobre sus contrincantes. Por lo
que se ha comentado anteriormente las decisiones tomadas dentro de las
organizaciones deben poseer las siguientes características: ser oportunas,
rápidas, basadas en información concreta, efectivas, decisiones eficientes y
que tengan el menor impacto económico para la empresa, pues la vida de la misma
depende de esto. Los ejecutivos deben aplicar las características mencionadas
anteriormente en las operaciones que deban realizar por ende los requerimientos
para el análisis de información es muy exigente. El gran número de alternativas
, los costos en errores administrativos, la obtención y acceso a la información
son algunos de los inconvenientes que se pueden presentar al momento de tomar
una decisión. Es aquí donde intervienen los sistemas de soportes como una
herramienta que le facilitará a los ejecutivos la toma de decisiones respecto a
los objetivos estratégicos planteados por la compañíainformáticos que están destinados a
ayudar a la gestión operativa en la supervisión y control de las actividades de
procesamiento de transacciones que se producen a nivel administrativo.
Los sistemas de información de gestión utilizan los
datos recogidos por el TPS para proporcionar a los supervisores los informes de
control necesarios. Los sistemas de información de gestión son los tipos de
sistemas de información que toman los datos internos del sistema y los resumen
en formatos útiles como informes de gestión para utilizarlos como apoyo a las
actividades de gestión y la toma de decisiones.
4.2 Propósito:
- La información se presenta en diversas formas (Gráficos, textos, etc)
- Los gráficos son necesarios para facilitar el análisis de las tendencias y condiciones.
- Las tablas se utilizan para dar un mejor detalle que los gráficos y evaluar las variaciones.
- El texto se usa para interpretar la información y detallar los datos.
- Su diseño permite cumplir necesidades específicas de la alta administración empresarial.
- Deben poder obtener, filtrar, comprimir y dar seguimiento a la información importante del negocio.
Es
un sistema creado para satisfacer los más altos estándares de interfases
hombremaquina, basado en las formas de presentar la información, gráficas de
alta calidad, información tabular y en forma de texto. -Acceden a información
que se encuentra en línea, extrayendo la misma directamente de las bases de
datos de la organización.
El
sistema tiene soporte en elementos especializados de hardware, como monitores o
videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con
tecnología avanzada.
4.3
Estructura, Elementos y Componentes:
Los Sistemas de Soporte a Ejecutivos están
constituidos principalmente de software desarrollados para trabajar junto con
la infraestructura y las aplicaciones que generan información de importancia
dentro de la organización. La herramienta debe ser capaz de crear informes
fáciles de leer, análisis de la información, gráficas todo esto en tiempo real.
Exponer la información de forma intuitiva para que los administradores puedan
realizar seguimientos más efectivos. Además deben tener la capacidad de filtrar
datos relevantes, como podrían ser los proporcionados por la organización o los
obtenidos del medio, es decir, datos externos de la competencia a nivel local y
global(internet).
4.4
Información que manejan:
-
Datos
referentes a la corporación.
-
Informes
de tendencias.
-
Facturas.
- Contabilidad de costos.
-
Administración
de personal.
-
Estructuración
de actividades.
-
Información
de comercio.
-
Informes
de mercadeo.
-
Informes
de producción.
-
Planes
de estrategias
-
posibles
crisis.
- CONCLUSIÓN
Los sistemas de información ciertamente nos
proveen de muchas ventajas, como aquellas que hemos visto a lo largo de este
trabajo. Aunado a esto podemos expresar ciertas conclusiones de los tipos de SI
que hemos estudiado: Los sistemas de procesamiento de transacciones son
sistemas cuya función principal es el manejo y administración de las
operaciones de una transacción, estos sistemas deben ser muy rigurosos en
cuanto a la seguridad, siendo capaces de mantener o restaurar la información
que manejan a un estado previo a un posible error o falla, estos sistemas
también sirven como consultores de información para otros sistemas de
información o usuario administrativo que la requiera. Lo que caracteriza a un
sistema de información gerencial MIS es su aplicación para la toma de
decisiones de una empresa, las cuales pueden ser de tipo gerencial, financiero,
administrativo y que necesita en la mayoría de los casos, recursos tecnológicos
como hardware y software, para funcionar de una manera rápida y lo más
eficiente posible. Por otro lado, los DSS pueden ser determinantes a la hora de
tomar decisiones, sin embargo está claro que no son ellos quienes hacen las
decisiones, sólo dan las alternativas y las probabilidades y ventajas y
desventajas que presentan cada una de ellas, por lo que son sistemas que deben
manejarse con responsabilidad y conciencia.
